در سال‌های اخیر با پیشرفت تکنولوژی و فناوری‌های ارتباطی بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها از ویدئو کنفرانس برای جلسات کوچک و بزرگ خود استفاده کرده‌اند. این شرکت‌ها از سیستم‌های ویدئو کنفرانس بهره برده و جلسات و کنفرانس‌هایی با کیفیت بسیار بالا برگزار کردند. با شروع بیماری کرونا و قرنطینه، افراد بسیاری ناچار به استفاده از این فناوری نوین شدند.
این اتفاق سبب فراگیری بسیار زیاد ویدئو کنفرانس در بین همه افراد جامعه گردید. اما نکته مهم این بود که رشد ناگهانی و سریع مخاطبان ویدئو کنفرانس مشکلاتی را نیز به همراه داشت. یکی از مهم‌ترین مشکلات به وجود آمده عدم آشنایی برای افرادی با فرهنگ و قوانین استفاده از این سیستم است. از این رو در این مطلب تصمیم داریم چند مورد از مهم‌ترین بایدها و نبایدهای ویدئو کنفرانس را بررسی نماییم.
باید‌های جلسات ویدئو کنفرانس
1- پوشش مناسب مقابل دوربین کنفرانس
درباره این مورد باید گفت که خیلی از افراد در منزل یا محیط‌های غیررسمی مشغول انجام امور کاری خود هستند از این رو ممکن است که با لباس راحتی مثل پیژامه مشغول فعالیت در کار خود باشند اما در زمان ویدئو کنفرانس لازم بوده با لباس رسمی و مناسب وارد جلسه‌ای که قصد شرکت در آن را دارید شوید و جلوی وب کم حرفه ای صحبت‌های خود را ارائه دهید.
درست است که در ویدئو کنفرانس معمولاً فقط بخش بالای بدن دیده می‌شود، اما پوشیدن لباس کامل که از بالا تا پایین را پوشش دهد ضروری است چرا که ممکن است به دلایلی نیاز به بلند شدن پیدا کنید و اگر در آن زمان ظاهر نامناسبی داشته باشید می‌تواند به اعتبار شما ضربه بزند یکی از نکات مهم در بایدها و نبایدهای ویدئو کنفرانس، تمیز بودن . آراسته بودن لباس‌ها است. لباس‌هایی که چروک یا لکه‌دار هستند، وجه خوبی برای شما ایجاد نمی کنند. همچنین، از استفاده جواهرات یا اکسسوری‌های بزرگ و عجیب وغریب که ممکن است توجه را از صحبت‌های شما منحرف کند، خودداری کنید.
در آخر رعایت پوشش مناسب یکی از موارد کلیدی در بایدها و نبایدهای ویدئو کنفرانس است که نقش مهمی در نشان دادن حرفه‌ای بودن شما در محیط کاری دارد. شما با انتخاب لباس‌های مناسب و توجه به جزئیات ظاهری، می‌توانید تأثیر مثبتی روی کسانی که با آنها در ارتباط هستید بگذارید.
2- آماده کردن شرایط قبل از شروع ویدئو کنفرانس
قبل از شروع جلسه یا کنفرانس همه وسایل مورد نیاز خود را آماده نموده و در دسترس قرار دهید در این مرحله دوربین، میکروفون و اسپیکر سیستم خود را بررسی نموده تا از کیفیت صدا و تصویر در زمان کنفرانس مطمئن شوید. از یک اتصال اینترنت پایدار استفاده نموده تا در حین برگزاری جلسه با مشکلی مواجه نشوید.
یکی از نکات مهم دیگر در بایدها و نبایدهای ویدئو کنفرانس، مدیریت زمان است. حداقل ۱۰ تا 20 دقیقه قبل از شروع جلسه وارد شوید تا زمان کافی برای درست کردن مشکلات احتمالی داشته باشید.
3- کنترل سر و صدا هنگام برقراری ارتباط ویدئو کنفرانسی
در یک مکان آرام نشسته تا بتوانید در حد امکان از سر و صدای محیط دور باشید. البته این نکته بسیار مهم است که در زمان عدم صحبت، میکروفون کنفرانسی خود را خاموش نمایید تا از انتقال صداهای ناخواسته و ایجاد حواس پرتی برای سایر حاضرین جلوگیری به عمل آید.
پس محل برگزاری ویدئو کنفرانس باید در محیطی بدون سر و صدا و عاری از هرگونه عوامل مزاحم باشد تا تمرکز شما و مخاطبتان حفظ شود. استفاده از نور مناسب، به ویژه نورپردازی که از جلو تنظیم می کنید، که باعث می‌شود چهره‌تان کاملا روشن و به وضوح دیده شود. از پس زمینه های ساده استفاده کنید و تا حد امکان از پس زمینه هایی که خیلی شلوغ هستند و حواس مخاطب را پرت میکند دوری کنید. همچنین می توانید به افرد دیگری که در مکان برگذاری جلسه حضور دارند اطلاع بدهید تا از داشتن فضاییی آرام مطمئن شوید
4- توجه به جزئیات تصویر
همان‌طور که باید به لباس خود توجه داشته باشید لازم است تا به نظم محیط خود نیز دقت نمایید. در یک ویدئو کنفرانس علاوه بر شما بخشی از محیط اطراف نیز در تصویر مشخص خواهد بود از این رو باید به تصویر پشت زمینه خود دقت نمایید.
توجه به جزئیات تصویر یکی از اصول کلیدی در بایدها و نبایدهای ویدئو کنفرانس است که تأثیر مهمی بر حرفه‌ای بودن و کیفیت ارتباط شما دارد. استفاده از نور مناسب، به ویژه نورپردازی که از جلو تنظیم می کنید، که باعث می‌شود چهره‌تان کاملا روشن و به وضوح دیده شود.انتخاب پس‌زمینه‌ای ساده و مرتب ضروری است؛ پس‌زمینه‌های شلوغ یا نامرتب می‌توانند تمرکز شرکت‌کنندگان را مختل کنند.
علاوه بر این، بهتر است لباس‌هایی ساده و با رنگ‌های متعادل بپوشید تا ظاهر شما حرفه‌ای‌تر باشد و حواس مخاطبان روی صحبت‌های شما باقی بماند. همچنین، مطمئن شوید که تمامی عوامل بصری مانند زاویه دوربین، کیفیت تصویر، و وضعیت پس‌زمینه پیش از شروع جلسه بررسی شده‌اند. رعایت این نکات بر اساس بایدها و نبایدهای ویدئو کنفرانس، به برگزاری جلسات مؤثرتر و حرفه‌ای‌تر کمک میکند.
5- منظم بودن
منظم بودن یکی از نکات مهم در بایدها و نبایدهای ویدئو کنفرانس است که می‌تواند تأثیر زیاد و مثبتی بر روی کیفیت جلسه داشته باشد. قبل از شروع جلسه، تمامی فایل‌ها، اسناد و یادداشت‌هایی که به احتمال زیاد در طول جلسه به آنها نیاز پیدا می کنید آماده و و در قابل دسترس قرار دهید. همچنین، تنظیم کردن یک برنامه منظم و درست برای جلسه و ارسال اطلاعیه‌ها به شرکت‌کنندگان از قبل، به سازماندهی بهتر خیلی کمک میکند.
در طول جلسه، نوبت صحبت را رعایت کنید سعی کنید که از منحرف شدن از موضوع اصلی جلسه نشوید تا جلسه به طور موثر پیش برود. استفاده از یادداشت‌های دقیق نیز به نظم بیشتر جلسه کمک کرده و از تلف شدن وقت جلوگیری میکند. رعایت این نکات طبق بایدها و نبایدهای ویدئو کنفرانس، جلسه‌ای موفق و سازمان‌یافته را تضمین میکند.
نباید های جلسات ویدئو کنفرانس
های جهمان‌طور که برخی موارد مهم را برای برگزاری یک ویدئو کنفرانس خوب باید انجام داد، از انجام برخی کارها نیز باید خودداری کرد. در ادامه برخی از مهم‌ترین نبایدهای جلسات ویدئو کنفرانس را بررسی خواهیم کرد.
1- نداشتن تمرکز در جلسه ویدئو کنفرانسی
در هنگام برگزاری ویدئو کنفرانس، تمام تمرکز خود را بر مباحث مطرح‌شده در جلسه اختصاص دهید، زیرا حواس‌پرتی می‌تواند باعث کاهش کیفیت ارتباط و از دست دادن نکات مهم شود. صفحات گفت‌وگوی غیرکاری را ببندید و از انجام کارهای جانبی مانند چک کردن ایمیل‌ها یا پیام‌های شخصی خودداری کنید. حتی اگر جلسه از نظر شما کم‌اهمیت به نظر می‌رسد، مشارکت فعال و توجه به جزئیات نشان‌دهنده حرفه‌ای بودن شماست.
همچنین، محیط اطراف خود را پیش از شروع جلسه بررسی کنید تا عواملی که ممکن است تمرکز شما را برهم بزند، حذف شوند. استفاده از یادداشت‌برداری نیز یکی از راهکارهای مؤثر برای حفظ تمرکز و یادآوری نکات کلیدی جلسه است. رعایت این نکات که بخشی از بایدها و نبایدهای ویدئو کنفرانس هستند، به شما کمک میکند ارتباط مؤثری برقرار کرده و جلسه‌ای موفق داشته باشید.
2- نادیده‌گرفتن امنیت در جلسه ویدئو کنفرانسی
ویدئو کنفرانس نیز حریم خصوصی و خطرات امنیتی اطلاعات خود را دارد. در زمان شرکت در ویدئو کنفرانس به موارد امنیتی توجه ویژه‌ای داشته باشید. به طور مثال اگر نیاز به اشتراک‌گذاری صفحه خود داشتید، به سایر پنجره‌ها، تصاویر و نکاتی که در صفحه مشخص هستند دقت نمایید تا اطلاعاتی شخصی به صورت ناخواسته در آنها مشخص نباشد.
علاوه بر این، از لینک‌های امن برای ورود به جلسه استفاده کنید و لینک را تنها با افراد مرتبط به اشتراک بگذارید. قبل از برگزاری جلسه، اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار ویدئو کنفرانس شما به‌روزرسانی شده و دارای ویژگی‌های امنیتی پیشرفته است. استفاده از رمز عبور برای جلسات و فعال کردن تنظیمات پذیرش دستی کاربران می‌تواند از ورود افراد غیرمجاز جلوگیری کند. همچنین، هنگام تمام شدن جلسه مطمئن شوید که از سیستم خارج شده‌اید تا دسترسی غیرمجاز به اطلاعات صورت نگیرد.
3- بی‌توجهی به زاویه مناسب وب کم
اشاره کردیم که بهتر است در محیطی با نور مناسب بنشینید. حال توجه شما را به زاویه قرارگیری وب کم حرفه ای کنفرانسی جلب می‌نماییم. دوربین را طوری تنظیم نمایید که خیلی پایین یا خیلی بالا نباشد و نسبت به نور اتاق جایگاهی مناسب داشته باشد.
زاویه وب کم باید به‌گونه‌ای باشد که چهره شما به‌طور کامل و واضح در کادر قرار گیرد و از هر گونه نویز یا تاری تصویر جلوگیری شود. اگر وب کم شما قابلیت تنظیم ندارد، می‌توانید از پایه یا وسیله‌ای دیگر برای ثابت نگه داشتن آن در زاویه مناسب استفاده کنید. همچنین،در بایدها و نبایدهای ویدئو کنفرانس، تأکید شده که دوربین در سطح چشم قرار گیرد تا ارتباط چشمی به‌راحتی برقرار شود و احساس حرفه‌ای بودن بیشتری منتقل گردد.
4- توجه نداشتن به پشت زمینه تصویر
توجه نداشتن به پشت‌زمینه تصویر در جلسه ویدئو کنفرانسی می‌تواند تأثیر زیادی بر حرفه‌ای بودن شما بگذارد. یکی از اصول مهم در بایدها و نبایدهای ویدئو کنفرانس این است که پس‌زمینه باید ساده، مرتب و غیرمزاحم باشد تا توجه شرکت‌کنندگان از موضوع جلسه منحرف نشود. از قرار دادن وسایل شخصی یا شلوغ در پس‌زمینه دوری و سعس کنید که تصویر شما به‌طور حرفه‌ای و دقیق نمایش داده شود. از قرار دادن پس‌زمینه‌های مجازی استفاده کنید که به محیط جلسه تناسب دارند. همچنین، توجه داشته باشید که نورپردازی درست بر وضوح تصویر پس‌زمینه تأثیر دارد.
5- بیش از حد اشتراک گذاشتن اطلاعلات
اشتراک‌گذاری بیش‌ازحد در جلسه ویدئو کنفرانس یکی از اشتباهات رایج و بد است که می‌تواند باعث حواس‌پرتی و کاهش تمرکز در جلسه شود. در بایدها و نبایدهای ویدئو کنفرانس، توصیه می‌شود که فقط اطلاعات و اسناد مرتبط با موضوع جلسه را به اشتراک بگذارید.
به اشتراک گذاشتن محتوای غیرضروری که خارج از دستور جلسه است ممکن است باعث تلف شدن وقت و کم شدن اثربخشی جلسه شود. قبل از اشتراک‌گذاری هر چیزی، مطمئن شوید که اطلاعات موردنظر برای همه شرکت‌کنندگان مفید و ضروری است. همچنین، بهتر است از قابلیت‌های مدیریت صفحه نمایش برای انتخاب دقیق محتوای اشتراکی استفاده کنید. رعایت این اصول در بایدها و نبایدهای ویدئو کنفرانس کمک میکند تا جلسه به‌صورت مؤثر و سازمان‌یافته پیش برود.
جمع بندی
همان‌طور که اشاره شد امروزه ویدئو کنفرانس یکی از موارد مهم و بخشی اساسی از فعالیت‌های کاری در بسیاری از سازمان‌ها شده است. رعایت نکات گفته شده می‌تواند با بالابردن کیفیت جلسات، افزایش بهره‌وری سازمان‌ها را نیز به دنبال داشته باشد. اگر همه افراد شرکت‌کننده در یک ویدئو کنفرانس بایدها و نبایدهای ویدئو کنفرانس را بدانند و آن را رعایت کنند نتیجه حتی از یک کنفرانس حضوری نیز بهتر خواهد بود.
))
))
))
))
))
))
))
))
))
))
))
نظرتان را درباره این مطلب بنویسید !
ارسال دیدگاه